Gestión de convocatorias de examen DGT: avisa y registra resultados de tus alumnos en lote

Un martes cualquiera te llega la lista de plazas para el próximo examen práctico. Tienes que decidir a quién presentas, avisar a doce alumnos uno por uno por WhatsApp, apuntar quién ha confirmado, recordárselo la víspera, y al día siguiente ir marcando aptos y no aptos en una libreta o en una hoja de Excel que solo entiendes tú.

Esa rutina se repite varias veces al mes en cualquier autoescuela. Y es exactamente el punto donde se cuelan los errores que más caros salen: el alumno al que nadie avisó, la tasa que ya estaba agotada y nadie miró, el resultado que se registró en la ficha equivocada.

Este artículo va de cómo montar ese proceso para que deje de comerte las tardes.

Qué es exactamente una convocatoria (y por qué cada una vale dinero)

La DGT lo deja claro en su web oficial: la tasa pagada da derecho a dos convocatorias de examen. Si el alumno suspende las dos —da igual si son dos teóricos, dos prácticos o una de cada— hay que presentar una nueva solicitud y pagar una tasa nueva (DGT, requisitos y presentación a examen). En las pruebas para recuperar el permiso por pérdida de vigencia son tres.

Hay otra fecha que conviene tener a la vista: la prueba aprobada tiene una validez de dos años. Si en ese plazo el alumno no obtiene el permiso, vuelve a examinarse de todo, según la misma fuente oficial.

El importe de la tasa 2.1 para la obtención del permiso está en torno a los 94 € en los listados de tasas publicados para 2026 (RACC, citatrafico.es). No es tu dinero, es del alumno, pero sí es tu problema: cuando un alumno descubre que se ha quedado sin convocatorias porque nadie llevaba la cuenta, la conversación incómoda la tienes tú.

Así que una convocatoria no es "un día en el calendario". Son tres cosas a la vez: una plaza que la Jefatura te ha dado, un contador de tasa que se consume, y un aviso que tiene que llegar a la persona correcta a tiempo.

Por qué cada plaza pesa más que hace unos años

El contexto ayuda a entender la urgencia. Según los microdatos mensuales que publica la propia DGT, en febrero de 2026 se realizaron 90.588 exámenes prácticos del permiso B en España, con un 47,1 % de aprobados: casi 48.000 personas volvieron a la cola ese mismo mes (DGT en cifras – microdatos de exámenes, recogidos en este análisis por centros de examen).

Ese mismo análisis sitúa la espera media para el práctico entre 4 y 6 meses en marzo de 2026, con una diferencia enorme entre centros: Almansa aprobaba al 62,8 % y Las Palmas al 29,4 %.

Traducción para tu autoescuela: una plaza desaprovechada no se recupera la semana que viene. Un alumno que no se presenta porque el aviso se quedó en un chat sin leer no pierde un día, pierde meses. Y la reseña de un padre enfadado por eso te la comes tú, no la Jefatura.

Los cuatro fallos que se repiten en todas las autoescuelas

Son casi siempre los mismos, y ninguno es por dejadez:

• Avisar de uno en uno. Doce alumnos por convocatoria, tres convocatorias al mes, y siempre hay uno al que se te pasa porque te interrumpieron a mitad.
• No saber quién ha confirmado. Enviaste el aviso, pero no tienes una lista de quién ha dicho "sí voy". Te enteras el día del examen.
• Registrar resultados en caliente. Sales de la Jefatura con doce nombres en la cabeza y los apuntas por la tarde, de memoria, en una hoja.
• Perder la cuenta de las tasas. Nadie descuenta convocatorias de forma sistemática, así que el tope de dos se descubre tarde.

Si todavía llevas esto en papel, el artículo sobre el coste oculto de llevar las citas en una agenda de papel explica el mismo problema aplicado a la agenda diaria.

El flujo que sí funciona: cinco pasos

La gestión de convocatorias de examen DGT se puede reducir a cinco movimientos, y los cinco deberían hacerse desde la misma pantalla.

1. Crear la convocatoria

Fecha, hora, tipo de prueba (teórico o práctico) y centro de examen. Nada más. La convocatoria es el contenedor; los alumnos vienen después.

2. Añadir alumnos en lote

Aquí está el primer ahorro real. En vez de abrir la ficha de cada alumno, seleccionas de una lista a los doce que presentas y los añades de golpe. Diez segundos frente a diez minutos.

3. Avisar a todos de una vez

Un solo botón que manda a los doce el mismo mensaje por WhatsApp: día, hora, lugar y qué tienen que llevar. Sin copiar y pegar, sin saltarte a nadie.

4. Recordar la víspera

El aviso de hace tres semanas no sirve. El recordatorio automático 24 horas antes es lo que convierte la plaza en un alumno presentado. Es el mismo mecanismo que usan las peluquerías o las clínicas para reducir las ausencias y los no-shows, y en una autoescuela vale bastante más porque la plaza no se puede revender.

5. Volcar resultados en lote

Al volver de la Jefatura, una sola pantalla con los doce nombres y tres opciones por alumno: apto, no apto, no presentado. Guardas una vez y las fichas quedan actualizadas, el contador de tasas descontado y el histórico completo.

Los avisos, por WhatsApp: no es capricho

Un aviso de convocatoria tiene que leerse. La llamada te obliga a estar disponible a la vez que el alumno (que tiene 18 años y no coge el teléfono). El email de una autoescuela va directo a la pestaña de promociones. El SMS se lee, pero cuesta dinero por mensaje y no permite responder con comodidad; comparamos los dos canales en detalle en recordatorios por SMS o por WhatsApp.

WhatsApp gana por lo obvio: es donde ya está el alumno. Pero hazlo con la API oficial, no con el móvil de la oficina pasando de mano en mano. Con un envío en lote desde el número del negocio tienes registro de qué se envió, a quién y si se entregó — y no dependes de que el profesor que tenía el móvil libre ese día se acuerde.

El contador de tasas: la pieza que casi nadie lleva

Si tu sistema no descuenta convocatorias automáticamente, el tope de dos no existe: es una regla que vive en la cabeza de alguien.

Lo mínimo razonable es que, al registrar el resultado de una convocatoria, el sistema marque esa convocatoria como consumida en la tasa del alumno, con dos garantías:

• Que sea idempotente: si corriges un resultado o se vuelve a guardar la misma pantalla, no se descuentan dos convocatorias por un examen.
• Que respete el tope: al llegar a dos, el alumno queda señalado como "necesita tasa nueva" antes de que le apuntes en la siguiente convocatoria, no después.

Con eso, la pregunta "¿a este le queda convocatoria?" se responde mirando la ficha, no llamando a la gestoría.

Así lo resuelve ConextCRM

ConextCRM tiene una pestaña de Convocatorias pensada exactamente para este flujo: creas la convocatoria, añades alumnos en alta múltiple, lanzas el aviso por WhatsApp a todos de una vez y, al volver, registras los resultados en lote desde la misma pantalla.

Detrás, cada resultado consume la convocatoria correspondiente de la tasa DGT del alumno, con sello para no descontar dos veces y con el tope de dos convocatorias respetado. La ficha del alumno acumula el histórico: qué convocatorias ha usado, con qué resultado y cuándo toca tasa nueva.

El resto del expediente vive en el mismo sitio: prácticas, instructor asignado, vehículo, contrato de matrícula firmado y estado de la teórica. Y las comunicaciones salen por WhatsApp desde el número de la autoescuela, igual que los avisos y campañas del resto de negocios de servicios.

Si además vienes de un pico de matrículas, te interesa cómo preparar la autoescuela para el aluvión de septiembre: las convocatorias de octubre y noviembre se gestionan mucho mejor si el alta de alumnos se hizo ordenada.

Antes de cambiar de sistema, comprueba esto

Una lista corta para evaluar cualquier herramienta (la nuestra incluida):

• ¿Puedo meter diez alumnos en una convocatoria sin abrir diez fichas?
• ¿El aviso sale por WhatsApp desde el número del negocio, y en lote?
• ¿Hay recordatorio automático la víspera, sin que yo tenga que acordarme?
• ¿Registro los resultados de toda la convocatoria en una sola pantalla?
• ¿El sistema sabe cuántas convocatorias le quedan a cada alumno?
• ¿Puedo ver el histórico de un alumno de un vistazo cuando su padre llama a preguntar?

Si la respuesta a tres o más es "no", el proceso lo estás sosteniendo tú a base de memoria y horas.

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