Cuánto cuesta un software de citas en España

Cuánto cuesta un software de citas en España: el coste por cita, no la cuota

Si buscas cuánto cuesta un software de citas, encontrarás siempre la misma respuesta: "entre 20 y 60 € al mes". Es cierta y es inútil, porque la cuota mensual solo es una parte del recibo. Lo que de verdad decide si un sistema te sale caro o barato es el coste por cita gestionada: divide todo lo que pagas en un mes (cuota + empleados extra + comisiones + pasarela + mensajes, con IVA) entre las citas que has atendido ese mes.

Con las tarifas públicas de 2026, una peluquería con dos profesionales y unas 400 citas al mes paga 0,13 € por cita con una cuota fija de 42,99 € + IVA. Ese mismo negocio, si 20 de esas citas son clientes nuevos llegados por un marketplace que cobra el 25 % de la primera visita, pasa a pagar 125 € extra al mes: el coste por cita se le multiplica por cuatro. El punto de equilibrio es sorprendentemente bajo: con un ticket medio de 25 €, a partir de 7 clientes nuevos al mes la comisión ya cuesta más que la cuota fija. Ese número, y cómo calcular el tuyo, es de lo que va este artículo.

Los cuatro modelos de precio que te vas a encontrar

Casi todo el mercado español combina estos cuatro conceptos. Conviene identificarlos por separado, porque se suman.

1. Cuota fija por negocio, más un extra por profesional

Es el modelo más transparente. Booksy, por ejemplo, publica en su web española 34,99 €/mes + IVA con reservas ilimitadas, y 8 € + IVA al mes por cada empleado adicional que gestione su agenda. Traducido a lo que sale del banco: un negocio de tres personas paga 34,99 + 16 = 50,99 € + IVA, unos 61,70 € con IVA.

Ojo con dos detalles que casi nadie mira:

El IVA suma un 21 %. Es deducible si el negocio lo es, pero afecta a tu caja cada mes.
"Por profesional" no siempre significa lo mismo. En algunos sistemas cuenta cualquiera que tenga agenda propia; en otros, cualquiera que tenga usuario. Si tienes gente a media jornada o becarios, pregúntalo antes de firmar.

2. Comisión sobre los clientes nuevos del marketplace

Aquí es donde se dispara la factura. Los grandes marketplaces de belleza cobran un porcentaje de la primera visita de cada cliente que llega por su app:

Treatwell: 25 % de comisión en la primera reserva de un cliente nuevo del marketplace, 0 % en las reservas de clientes que repiten, más un 2 % si el cliente paga online por adelantado. Permanencia mínima de 12 meses.
Fresha: plan base sin cuota, con una comisión del 20 % sobre el cliente nuevo captado en su marketplace, más la pasarela de pago.
Booksy Boost: activarlo es gratis y no tiene cuota, pero cobra un cargo único del 30 % del importe total de la primera visita de cada cliente captado por ese canal.

La lógica del vendedor es impecable: "solo pagas si te traigo clientes". La trampa es de definición. El sistema decide qué es un "cliente nuevo", y un cliente tuyo de toda la vida que un día se descarga la app y reserva por ahí puede computar como nuevo. Merece la pena leer con calma cómo funcionan las comisiones de los marketplaces de belleza antes de activar nada.

3. Gratis, con comisión en la pasarela de pago

El "0 €/mes" casi siempre esconde el cobro online. Las tarifas publicadas rondan el 2 % + 0,15 € por transacción (pagos móviles de Booksy) o el 2,19 % + 0,20 € en el caso de Fresha. Sobre un ticket de 25 €, eso son entre 0,65 € y 0,75 € por cobro. Si cobras online 200 citas al mes, son 130-150 € que no aparecían en la página de precios.

4. Coste por mensaje (recordatorios y campañas)

Es la partida más olvidada y la que más varía. Un recordatorio automático puede costarte:

WhatsApp (API oficial de Meta), categoría utilidad: 0,0166 € por mensaje en España según el tarifario en euros de Meta vigente en 2026. 400 recordatorios = 6,64 €/mes.
WhatsApp, categoría marketing (promociones, ofertas): 0,0509 € por mensaje. Los mismos 400 envíos = 20,36 €/mes.
SMS a través de un agregador español: entre 0,03 € y 0,05 € por mensaje. Los mismos 400 envíos = 12 a 20 €/mes, por un canal que se lee mucho peor. Lo desglosamos en SMS o WhatsApp para recordatorios.

Y una letra pequeña de este 2026: Meta ha anunciado que a partir del 1 de octubre de 2026 también empezará a cobrar los mensajes de servicio (los que respondes dentro de la ventana de 24 horas abierta por el cliente), que hasta ahora eran gratuitos. Si tu proveedor te vende "mensajes ilimitados", pregúntale qué pasa a partir de esa fecha.

El punto de equilibrio: cuándo la comisión sale más cara que la cuota

Este es el cálculo que ningún comparador te da hecho. La fórmula es de servilleta:

Clientes nuevos al mes a partir de los cuales la comisión supera a la cuota = cuota mensual ÷ (ticket medio × porcentaje de comisión)

Con una cuota de 42,99 € (un negocio de dos personas) y un ticket medio de 25 €:

Comisión del 20 %: 42,99 ÷ (25 × 0,20) = 8,6 clientes nuevos al mes.
Comisión del 25 %: 42,99 ÷ (25 × 0,25) = 6,9 clientes nuevos al mes.
Comisión del 30 %: 42,99 ÷ (25 × 0,30) = 5,7 clientes nuevos al mes.

Es decir: con seis o siete clientes nuevos al mes por el marketplace, ya estás pagando más que con una cuota plana. Y si tu ticket medio es de 40 € en vez de 25 €, el umbral baja a cuatro clientes nuevos. Cuanto más caro es tu servicio, antes te conviene la cuota fija.

El criterio de decisión, entonces, no es "cuota o comisión", sino: ¿cuántos clientes nuevos al mes espero de verdad de ese canal, y cuántos de ellos no habrían venido igual? Si la respuesta es "tres o cuatro, y la mitad ya me conocían", la comisión es un impuesto sobre tu propia clientela.

Cómo calcular tu número en diez minutos

Cuenta tus citas de un mes normal. No el mejor mes ni agosto: uno normal. Llámalo C.
Calcula tu ticket medio. Facturación del mes ÷ C.
Suma los costes fijos con IVA: cuota + (empleados adicionales × precio por empleado) × 1,21.
Suma los costes variables: (clientes nuevos del marketplace × ticket × % comisión) + (cobros online × comisión de pasarela) + (mensajes enviados × precio por mensaje).
Divide el total entre C. Ese es tu coste por cita.
Compáralo con tu margen por cita. Si tu margen por cita es de 12 € y el software te cuesta 0,50 €, es ruido. Si te cuesta 3 €, es el 25 % de tu margen y merece una conversación.

Haz el cálculo con dos o tres sistemas distintos y sobre tu volumen real. Es la única comparativa que vale, porque el mismo software puede ser barato para un salón de 600 citas y caro para uno de 120.

La letra pequeña que rara vez está en la página de precios

Permanencia. Doce meses de contrato mínimo es habitual en los marketplaces. Pregunta siempre por escrito cómo y cuándo puedes darte de baja.
Precio por empleado, no por local. Si creces, el coste crece contigo. Simula el precio con la plantilla que esperas tener dentro de un año.
Alta, migración e importación de tu histórico. Algunos lo hacen gratis, otros lo cobran como servicio.
Propiedad y exportación de los datos. ¿Puedes descargarte tu lista de clientes con teléfonos en un CSV el día que te vayas? Si la respuesta no es un sí claro, tu agenda no es del todo tuya.
Los recordatorios "incluidos". Suelen serlo por email, no por WhatsApp. El email de recordatorio de una peluquería se lee poco; ahí está el truco del "ilimitado".
La subida anual de precio. Pregunta si la cuota está congelada durante el contrato.

El coste de no tener nada también es un número

Esta comparación falta en casi todos los artículos de precios: el sistema no compite contra 0 €, compite contra lo que pierdes ahora. Según la recopilación de datos publicada por Flowmatic para el sector de estética y belleza en España, entre el 12 % y el 19 % de las citas acaban en ausencia.

Aplícalo a nuestro ejemplo: 400 citas al mes, ticket de 25 €, un 15 % de ausencias son 60 citas y 1.500 € de facturación que se evaporan. Frente a eso, una cuota de 52 € con IVA y 6,64 € de recordatorios por WhatsApp es una discusión menor: si el sistema te recorta las ausencias aunque sea a la mitad, se paga catorce veces. Por eso el criterio para elegir no debería ser el precio más bajo, sino qué sistema recupera más citas; lo desarrollamos en cómo reducir los no-shows con WhatsApp.

Tres errores caros al comparar

Comparar cuotas sin IVA con cuotas con IVA. Un 21 % de diferencia decide comparativas enteras.
Ignorar el canal del cliente. Pagar un 25-30 % por un cliente que ya era tuyo es el error más caro del sector, y solo se detecta mirando cuántas reservas del marketplace son de gente que ya estaba en tu ficha.
Elegir por número de funciones. Vas a usar cinco: agenda, ficha de cliente, recordatorio, cobro y un informe. Todo lo demás encarece la cuota y no lo abres nunca.

En ConextCRM trabajamos precisamente sobre esa idea de coste por cita: la reserva y los recordatorios ocurren dentro de WhatsApp, sin app que el cliente tenga que descargar y sin comisión por cliente nuevo, de modo que el único variable real es el precio por mensaje de Meta. Si quieres ver cómo queda el cálculo en tu sector, tienes el detalle en la página de ConextCRM para peluquerías.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el precio normal de un software de citas en España? Para un negocio pequeño, la horquilla habitual de cuota fija está entre 20 y 60 € al mes más IVA. Booksy, como referencia pública, cobra 34,99 € + IVA al mes con 8 € + IVA por cada profesional adicional. Pero la cuota rara vez es el coste total.

¿Sale más barato un sistema gratis con comisión? Solo si captas muy pocos clientes nuevos por ese canal. Con un ticket de 25 € y una cuota de referencia de 43 €, a partir de unos 6-9 clientes nuevos al mes (según sea el 30 %, el 25 % o el 20 % de comisión) la opción "gratis" ya es más cara.

¿Cuánto cuestan los recordatorios por WhatsApp? Con la API oficial de Meta, un recordatorio de cita entra en la categoría de utilidad: 0,0166 € por mensaje en España en 2026. Cuatrocientos recordatorios al mes son menos de 7 €. Los mensajes promocionales van a la categoría de marketing, a 0,0509 €.

¿Y el IVA? Casi todos los precios del sector se publican sin IVA. Súmale un 21 % para saber lo que te cargan en la cuenta, aunque después lo deduzcas.

¿Hay ayudas para pagarlo? Sí, las convocatorias del Kit Digital han cubierto históricamente soluciones de gestión de clientes y reservas para pymes y autónomos. Conviene revisar las bases vigentes antes de contratar, porque la ayuda suele exigir que el gasto se haga después de la concesión.

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Haz el cálculo con tus propios números antes de firmar nada. Y si quieres probar cómo funciona una agenda que vive dentro de WhatsApp, sin comisiones por cliente nuevo, puedes empezar aquí: https://app.conextcrm.es/signup

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el precio normal de un software de citas en España?

Para un negocio pequeño, la horquilla habitual de cuota fija está entre 20 y 60 € al mes más IVA. Booksy, como referencia pública en su web española, cobra 34,99 € + IVA al mes con 8 € + IVA por cada profesional adicional. La cuota, sin embargo, rara vez es el coste total: hay que sumar comisiones, pasarela de pago y mensajes.

¿Sale más barato un sistema gratis con comisión por cliente nuevo?

Solo si captas muy pocos clientes nuevos por ese canal. Con un ticket medio de 25 € y una cuota de referencia de 43 €, a partir de unos 6 a 9 clientes nuevos al mes (según la comisión sea del 30 %, 25 % o 20 %) la opción sin cuota ya resulta más cara.

¿Cuánto cuestan los recordatorios por WhatsApp?

Con la API oficial de Meta, un recordatorio de cita entra en la categoría de utilidad y cuesta 0,0166 € por mensaje en España en 2026. Cuatrocientos recordatorios al mes son menos de 7 €. Los mensajes promocionales entran en la categoría de marketing, a 0,0509 € por mensaje.

¿Los precios que veo publicados llevan IVA?

Casi nunca. El sector publica los precios sin IVA, así que hay que sumar un 21 % para saber el cargo real en la cuenta, aunque después sea deducible. Esa diferencia basta para dar la vuelta a una comparativa.

¿Hay ayudas públicas para pagar un software de citas?

Sí, las convocatorias del Kit Digital han cubierto históricamente soluciones de gestión de clientes y reservas para pymes y autónomos. Conviene revisar las bases vigentes antes de contratar, porque la ayuda suele exigir que el gasto se realice después de la concesión.