Control de stock en tu peluquería: deja de quedarte sin producto (o de acumularlo)

Hay dos escenas que se repiten en casi todas las peluquerías. En una, es viernes por la tarde, tienes la agenda llena de colores y descubres que te queda medio bote del tono que necesitas. En la otra, ordenas el almacén y encuentras cinco cajas de un producto que compraste "porque estaba de oferta" y que nadie ha tocado en ocho meses.

Las dos son el mismo problema: no sabes qué tienes ni cuánto gastas. Y ese problema tiene un precio. Según datos del sector, la peluquería media desperdicia entre el 20% y el 30% de su inventario por exceso de pedidos, caducidad y consumo sin registrar. Con un sistema de control ordenado, esa cifra baja por debajo del 10%.

No hace falta que te conviertas en contable. Hace falta que dejes de llevar el almacén "a ojo".

Por qué el stock es dinero parado (aunque no lo parezca)

Cada bote de tinte, cada champú de reventa y cada guante que hay en tu estantería es dinero que ya has pagado y que todavía no has recuperado. Mientras está en el estante, es caja bloqueada: no puedes usar ese dinero para pagar el alquiler, las nóminas o una campaña.

Por eso el stock no es "cuanto más, mejor". Un almacén demasiado lleno es tan mal síntoma como uno vacío:

• Demasiado producto: dinero inmovilizado, riesgo de caducidad (los tintes y tratamientos tienen fecha), y espacio ocupado.
• Demasiado poco: roturas de stock, servicios que no puedes dar, y compras de urgencia a precio de farmacia.

El objetivo no es tener mucho, es tener lo justo. Y para eso necesitas dos números por cada producto.

Los dos números que lo cambian todo: stock mínimo y máximo

Este es el concepto más rentable de todo el artículo, y es sencillísimo:

• Stock mínimo: la cantidad por debajo de la cual tienes que volver a pedir. Se calcula mirando cuánto consumes de ese producto entre pedido y pedido, más un pequeño colchón por si el proveedor tarda.
• Stock máximo: el tope que no quieres superar para no acumular dinero parado.

Cuando un producto llega a su mínimo, pides. Cuando pides, no pasas del máximo. Se acabaron las decisiones "por intuición" y las compras impulsivas de la comercial de turno.

Empieza por tus 10 o 15 productos estrella: los tintes y reveladores que más gastas, el champú que más vendes. Esos son los que te van a dar roturas o los que más caja te tienen bloqueada. El resto puede esperar.

El coste que casi nadie calcula: cuánto producto se come cada servicio

Aquí está el agujero más silencioso. Sabes lo que cobras por un color. ¿Sabes lo que te cuesta en producto?

Un servicio de coloración que gasta, por ejemplo, 30 ml de tinte y 60 ml de revelador tiene un coste de material concreto y calculable. Multiplícalo por todos los colores del mes y verás que el "back bar" (el producto que se consume en el servicio, no el que revendes) se lleva una parte real de tu facturación.

La referencia del sector es que el coste de back bar debería moverse entre el 5% y el 8% de los ingresos por servicios. Si no lo mides, no sabes si estás dentro o si se te está escapando por consumo descontrolado, botes mal cerrados o mezclas de más que acaban en el fregadero.

Conocer este coste tiene un efecto directo en tu bolsillo: te permite poner precios con margen real en lugar de a ojo. Si te interesa afinar esto, tenemos una guía completa sobre cómo poner precio a tus servicios sin perder margen.

La "merma": el producto que desaparece y nadie contabiliza

En el comercio se llama *shrinkage* (merma) a todo el producto que se pierde sin haberse vendido: roturas, caducidades, errores de conteo y, sí, también lo que sale por la puerta sin pagar. En negocios de belleza sin controles formales, la merma se come entre el 3% y el 5% de los ingresos.

La buena noticia es casi de psicología: cuando el equipo sabe que el stock se cuenta y se registra de forma transparente y constante, la merma cae por sí sola entre un 60% y un 70%. No porque castigues a nadie, sino porque lo que se mide se cuida. Un bote que se apunta se cierra bien; una mezcla que se registra se prepara con más cabeza.

Cómo montar un control de stock que de verdad uses

De nada sirve el sistema perfecto si lo abandonas a la tercera semana. Que sea sencillo:

• Haz un inventario inicial de verdad. Cuenta lo que tienes hoy. Es el punto de partida y probablemente el momento en que descubras esas cajas olvidadas.
• Ordena por categorías. Back bar (consumo en servicio) separado de reventa (lo que vendes al cliente). Son dos negocios distintos con dos lógicas distintas.
• Fija mínimos y máximos para tus productos clave.
• Registra las entradas y salidas. Cada pedido que entra, cada producto que se vende o se consume. Al principio cuesta; en dos semanas es automático.
• Haz un recuento periódico. Los salones que hacen un inventario mensual reducen sus costes de producto entre un 18% y un 22% en 90 días. No hace falta más que un conteo al mes.

Un dato para orientarte: un producto de reventa sano rota entre 4 y 6 veces al año; el de back bar, al consumirse mucho más rápido, debería rotar entre 8 y 12 veces. Si un producto lleva medio año en la estantería sin moverse, no es stock: es un error de compra.

Del cuaderno al software (sin dramas)

Se puede llevar en papel o en una hoja de cálculo, y es infinitamente mejor que nada. Pero el papel tiene un defecto: se desactualiza en cuanto te despistas un día, y entonces vuelves a comprar a ojo.

Lo ideal es que el stock se descuente solo cuando pasa lo obvio: cuando vendes un producto al cliente al cobrar la cita. Ahí es donde una herramienta de gestión te quita trabajo en lugar de darte otra tarea. Cuando facturas la cita y le añades el champú que se lleva el cliente, el sistema puede emitir una sola factura por el servicio y los productos y descontar ese bote del almacén en el mismo gesto. Sin apuntar nada aparte.

Ese es el punto: el control de stock no debería ser una hora extra al final del día, sino algo que ocurre solo mientras trabajas con tu agenda y tu equipo. El único esfuerzo consciente que te queda es el recuento del mes, y para eso ya tienes los números casi hechos.

Empieza por lo pequeño

No intentes controlar los 200 referencias de golpe. Elige tus 10 productos que más gastas y más vendes, cuéntalos, ponles mínimo y máximo, y apunta sus movimientos durante un mes. Con eso solo ya vas a dejar de tener roturas en lo importante y de acumular lo que no gira.

El resto vendrá solo, porque una vez ves cuánto dinero tenías dormido en el almacén, no querrás volver atrás.

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